IT業務改善パートナーとは

IT業務改善パートナー

IT全盛の時代となって、働き方を見直す時代となっています。

これまでの働き方に慣れているといっても、現業務を分析すれば、必ず不要な作業や簡素化すれば解決できる課題が見えてきます。
例えば、以下のようなことです。

①業務が標準化されていなく、属人的になって、待ち時間によりロスが生じている
②システムから取り出した情報を、別のシステムに同じ情報を入力している
③誰が何をやっているかわからず、コミュニケーション不足によるトラブルが発生している

これらは、どこの中小企業にもあることで、現業務を分析すればどこがボトルネックになるか見えてきます。
そしてそのほとんどが、ちょっとしたIT活用で解決できるようになります。

上記の例の場合は、

①マニュアル化して、クラウドなどの共有サイトで誰でも見れるようにする。もし不明な点があれば、ZOOMやSkypeで共有するなど
②エクセルのマクロを作成して自動で取り込む、IFTTTなどの無料で使えるシステム連携ソフトを利用するなど
Googleカレンダーによるスケジュール共有、チャットワークによる情報共有、Trelloによる進捗やタスク共有など

このように現業務の課題を分析して、不要な作業は極力なくすように改善すれば、時間に余力がでてきます。
その時間は、社員の残業時間を減らすだけでなく、よりコアな業務に集中させて新しい商品やサービスの開発、顧客へのサポート強化なども行うことができるようになります。

ただし、どの業務がIT化できるか?何を利用したら良いか?どう利用すれば良いか?などITの知識がないと難しいです。
また、実際運用していくのにIT専門社員がいる中小企業は少ないです。

もし、IT専門の社員を雇うにしてもIT人材不足により、スキルがある人材を探すのも困難です。もし人材がいるとしてもITスキルの豊富な人材は人権費が高額となります。

当社は、そのような課題を解決するためにIT業務改善パートナーとなって、中小企業の働き方改革を行うための課題解決からIT導入・活用まで一括で手助けを行います。

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中小企業がITを導入・活用できない理由とは?

平成30年版の中小企業白書によると、中小企業がITを導入・利用できない理由は以下となっています。

中小企業がITを導入・活用できない理由とは?

(出典:2018年度中小企業白書/中小企業庁)

  1. コストが負担できない
  2. 導入の効果が分からない、評価できない
  3. 従業員がITを使いこなせない

これらについて、詳しく解説していきます。

コストが負担できない

コストが負担できない

IT導入するためには、様々な費用が発生します。

PCやサーバーなどの業務アプリなどのソフトウェアの購入だけではなく、ソフトェアをインストールするためのサーバーやネットワークなどのハードウェア、その他データベースやOSなどのミドウェアなどの様々な整備が必要になります。

また、ソフトウェアの導入に必要な設定やカスタマイズを行う費用、実際に運用していく際の人件費も毎月発生してしまいます。

導入の効果が分からない、評価できない

導入の効果が分からない、評価できない

ITは前述したようにコストがかかるものですが、実際に業務効率化につながるとは限りません。
高額なIT投資をしても成果が上がらず無駄になってしまう例も多くあります。

それを避けるために、どの業務をどれだけ削減できるか、現業務を分析して、シュミレーション する必要があります。
しかし、ITは日進月歩の技術向上なので、そのトレンドがどの程度か把握できる企業は困難です。

どのソフトウェアやハードウェアを剪定して、過剰投資にはならなく最良の効果があるものを導入するのが理想となりますが、それを選定する人材を確保することは中小企業ではハードルが高くなります。

しかし、無駄な投資をせずに導入するためには、ITと業務に詳しい人材が必要となります。

従業員がITを使いこなせない

従業員がITを使いこなせない

IT活用は企業にとって今後は最も大事な課題です。ITをうまく使わない企業は取り残されてしまう時代となりました。
そのような中でIT担当が不在の企業が大半です。いたとしても、兼業しているので、専念できない場合が多くなっています。

ITのスキルがない場合や人材がいない場合でも、人材不足により確保することが困難となっている現状もあります。

また、その企業にとって画期的なITソフトを導入した場合でも、従業員の利用者にとって使いこなせないソフトは使われなくなってしまいます。
だれでも簡単に使いこなせるソフトを導入するのも、幅広いITスキルが必要となります。

外部に漏洩の危険性を危惧

下位には、「個人情報漏洩のおそれがある」や「技術、ノウハウの流出のおそれがある」といった意見もあります。
これはニュースなどで、大きな問題となっているのを聞いて不安を持っていると考えられます。

実際、もし「個人情報漏洩」がおきた場合、一気に会社の信頼を落とし、賠償金支払いで倒産に追い込まれるケースもあります。こういったことを防ぐために、強固なセキュリティ対策が必要です。

もし最悪起こった場合には最低限に抑えるため、対策できるスキルをもった人材が必要となります。

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中小企業がITを導入すべき理由

中小企業がITを導入すべき理由(出典:2018年度中小企業白書/中小企業庁)

中小企業が業務見直しを取り組んだきかっけについて見ていきます。

このグラフを見ると1位から3位までは以下のようになっております。

  1. 人手不足対応
  2. 業務に非効率・無駄を感じた
  3. 働き方改革への取組

これらを見てみると、実はIT導入で解決できるものがほとんどです。

しかし中小企業にとって、前述したようにIT導入には高いハードルがあります。
一方、これまで棚上げしてきてなんとかしてきた中小企業でも、IT化を放置できる状況ではなくなってきました

5GやAI、IoT、RPAといったIT技術革新が目まぐるしく進んでいる中、競合他社も予算をかけて導入しようと試みている状況です。
気づいてからIT化を進めようとしても、すでに取り返しがきかずに、取り残される懸念があります。

これらを踏まえて、中小企業がITを導入すべき理由について解説します。

深刻化する人手不足

深刻化する人手不足(出典:2018年度中小企業白書/中小企業庁)

日本の人口減少により、人材を確保するのが困難な時代となってきました。
グラフを見ると、一番「過剰」と回答した2009年ピークに、全業種で減りづづけ2013年には「不足」に一転してから下がりづづけています。

また、帝国データバンクの調査によると、2018年上半期における「人手不足倒産」の件数は3年連続で前年同期を上回り、2013年1月の調査開始以降の半期ベースでも最多を記録しているとのことです。

人手不足倒産
出展:帝国データバンク「人手不足倒産」の動向調査(2013~18年度)

帝国データバンクの調査結果(要旨)は以下となっております。

1.2018 年度(2018 年 4 月~19 年 3 月)の人手不足倒産は 169 件発生し、前年度比 48.2%の増 加。調査開始以降、右肩上がりでの推移が続き、6 年間の累計件数は 540 件にのぼる

2.2018 年度の負債規模別件数では、「1 億円未満」(100 件)の小規模倒産が前年度比 75.4%の増 加となった

3.2018 年度の業種別件数を見ると、「建設業」が最多の 55 件(構成比 32.5%)を占め、前年度 比 77.4%の増加

4.業種細分類別の 6 年間累計件数では、 「道路貨物運送」が 49 件で最多。こ のうち、2018 年度は 23 件(前年度 10 件)と、前年度比 2.3 倍に急増

5.都道府県別の 6 年間累計件数では、 「東京都」が 75 件で最多。このうち、 2018 年度は 26 件(前年度 13 件)発 生した

このように、人手不足により、企業の存続をも左右する重要な経営課題になっている現状があります。

人材不足を補完する対策として、業務を見直し、定型作業を自動化するなどのIT活用をすることが必要となります。

63%の企業が業務に非効率・無駄を感じている

総合求人情報サイト「はたらこねっと」は「はたらこねっとユーザーアンケート 業務効率の改善について」を実施しました。

「Q1.現在の勤務先の業務に無駄な業務や作業があるか」アンケートを行なったおころ、「たまにある」36%、「非常にある」27%であわせて63%が「ある」と回答したそうです。

Q1.現在の勤務先の業務に、無駄な業務や作業はありますか?

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Q1で「ある」と答えた63%を対象に、「Q2.無駄を感じた理由は?」とアンケートを行なったところ「企業の慣習から抜け出せず、非効率的に業務が回っている」63%が最多、次いで「自動化できそうな業務なのに手作業している」41%、「付き合い、または必要性の感じられない残業」32%と続きました。

Q2. どのようなことに無駄を感じますか?

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続いて「Q3.無駄のない業務をするために自分で工夫していること」についてアンケートを行なったところ、「日々スケジュールを組んでから仕事をする」48%、「こまめな休憩を摂る」23%、「必要な時はあらかじめ残業時間を決める」19%と自分で何かしら工夫を行なっていることがわかりました。

Q3.無駄のない業務のために自分で工夫していることは?

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一方、「Q4.勤務先が工夫していること」に対しては、「一定時間で短い休憩がある」27%が最多となり、次いで「進捗を定期的に共有し、遅れ気味な所はメンバー内でフォロー」23%、「効率化を図るためのミーティングが定期的にある」22%となっています。

Q4.無駄のない業務のために勤務先が工夫していることは?q4.muda-hikoritsu

最後に「Q5.無駄な業務をなくすために勤務先に求めること」に対しては、「情報共有の仕組みをしっかり作ってほしい」53%が最多となりました。「AIや業務ツールの導入」26%、「資料・書類の作成には使用目的をきちんと伝えてほしい」21%、「必要なことを時間内に話し終えられる会議」16%という結果となっています。

Q5. 無駄な業務をなくすために勤務先に求めることは?

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出典(「はたらこねっとユーザーアンケート –業務効率の改善について– https://www.hatarako.net/」)

これを見て言えるのは過半数の企業が業務の無駄や非効率に関して課題と認識していることです。

最後Q5.のアンケートを見るとほとんどが、コミュニケーションや自動化を行えるITを導入すれば解決できるようになります。

 

61%は「働き方改革」の効果がでていると回答

HR総研が「働き方改革実施状況に関する調査」を実施した結果をご紹介します。

以下のグラフで300名以下の中小企業にフォーカスを当ててみると「働き方改革」への取り組み状況は「積極的に取り組んでいる」(23%)、「一部、取り組んでいる」(38%)となり、合計で61%となっています。
「取り組みを検討中・予定中」は28%であり、全体で89%の企業がなんらかの取り組みを実行または検討しているようです。

「働き方改革」への取り組み状況

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続いて「積極的に取り組んでいる」「一部、取り組んでいる」と回答した企業の中での取り組み目的について複数選択してもらった結果としては、「長時間労働の是正」(85%)、「生産性の向上/業務の効率化」(77%)、「従業員の健康増進」(48%)となっています。

「働き方改革」への取り組み目的

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そして取り組み全体の効果についてのアンケート結果を見てみると「効果が出ている」(11%)、「やや効果が出ている」(50%)となり、6割以上が効果を実感していることがわかります。

一方で、「あまり効果が出ていない」(20%)、「効果が出ていない」(2%)と22%が効果が出ていないとの回答でした。時間や費用をかけたのにこういった結果が出ると、進んで取り組みたくなくなる気持ちは痛いほどわかります。

「働き方改革」への取り組み全体の効果

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取り組めば6割以上が効果が出る結果を見ると、早めに取り組むべきでしょう。

効果が出なかった2割の企業に関しては、業務の特性上効果が出にくい、何かしら進め方や方法が間違っていたと考えられます。

まずは、最低限必要なことから、きちんと計画して取り組むことが重要です。最初から大きな時間と費用をかけずに、小さくはじめ改善を繰り返しながら効果を出していくことで、リスクも最小限に抑えることが可能となります

出典:「ProFuture株式会社/HR総研」働き方改革実施状況に関する調査

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リスクを抑えてIT導入する秘訣

リスクを抑えてIT導入する秘訣

IT投資はお金がかかるものです。
しかしその費用をできるだけ抑えて導入する方法は、知っていればいくらでもあります。

今回は、経営資源の四要素である「人・モノ・金・情報」に分けて簡単に説明します。ここに記載したのは、ほんの一連なのであくまでご参考としてください。

人:クラウドソーシングを利用する

スキルのある人材を確保するのは容易ではありません。特に社員として雇うとなると、そもそもスキルのある人材があまりいない、必要なスキルが本当にあるかわからない、などリスク要因はあります。

そこで、最初は必要な箇所のみスポット的にクラウドソーシングを利用してみてはいかがでしょうか。

代表的なサイトは以下があげられます。

ランサーズ

日本最大級のクラウドソーシングサービスです。
認定ランサーという一定の基準を満たした人に与えられる制度があります。

認定ランサーは、返信速度・納品実績・報酬額・高評価などのランサーズが定めた条件を満たしています。
顔が見えない発注側としては、不安があると思いますが、この制度を参考にすれば安心して選びやすくなります。

また、ランサーズにはコンペ方式」、「プロジェクト方式」、「タスク方式」という方式があります。

「コンペ式」は提案の中から最も気に入った提案を出したランサーに対して報酬を支払い、その対価として提案を買い取ります。

「プロジェクト式」は自分のプロジェクトが選ばれた時に仕事がスタートし、作業期間が長い場合や、特定の人に依頼する仕事に向いています。

「タスク方式」は、1つの依頼に対し多人数のランサーが同時に作業を行う仕事方式です。比較的簡単な作業を行うのに向いています。

ランサーズ

クラウドワークス

Yahoo!とも提携しているランサーズに匹敵する規模の国内最大級のクラウドソーシングサービスです。
「認定ワーカーシステム」というものがあり、基準をクリアしている人だけが認定される制度があります。
ランサーズと同様にこちらを参考に選択すれば安心できるでしょう。

ランサーズと同様に3つの方式(「コンペ方式」、「プロジェクト方式」、「タスク方式」)で依頼できます。

クラウドワークス

ココナラ

ワンコインから仕事を依頼できるサービスです。

ちょっとしたことを費用を抑えて依頼したい場合や試しにやってみたいなどがあれば、やってみるのも良いかと思います。

安価なのが特徴ですが、質としてはプロとは言いにくいレベルの方もいます。

それを避けるため、発注する際には実績や評価を見る、「PRO認定」を取得している方に発注するなどして対策できます。
「PRO認定」とは、ココナラ内外を問わず特定分野の「プロフェッショナル」として活躍している方々のことです。

良い仕事を行なった場合には「おひねり」という、ボーナスを渡すことができます。

ココナラ

モノ:無料または価格の安いツールを利用する

今やインターネットを検索すれば、費用をほとんどかけなくても便利なツールを手に入れることが可能です。

例えば、

ケース①:会議室の予約や他の人とスケジュールを共有したい
Googleカレンダー

ケース②:仕事を効率化するためタスクを管理したい
Trello

ケース③:ちらしやバナーを簡単に作成したい
Canva

探し方としては、Googleで「〇〇 無料」などと入れるとでてくるので使いやすいものを選択すればよいでしょう。

また、該当のものがない場合は、安価で自作することも検討してみてください。
多少難しい話ですが、例えば支払いデータと顧客データを関連付けて、一覧表としてまとめたいとします。

そのようなときはデータさえあれば、エクセルのマクロ機能を使って集計することが可能です。
マクロ機能を使うには、ある程度の知識が必要なので、クラウドソーシングにて依頼すれば安価に作成することができます。

これまで手で集計していたものでも、このようにマクロ機能で自動化することにより、作業効率化が実現できます。

金:補助金を活用する

中小企業の生産性を向上させるために、国は企業の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助する制度を設けています。
毎年制度は変わっていますが、2019年度は以下の補助金がありました。

IT導入補助金

中小企業がソフトウェアを導入する場合に、補助金を受けることができます。
昨年度(2018年度)はホームページなどが対象となり、補助上限額が50万円でした。

今年度(2019年度)は補助上限額が450万に引き上げられられましたが、採択率も大幅に下がりました。
ホームページは対象外となり、日々のルーティン業務を効率化させるITツールや情報を一元管理するクラウドシステム、顧客と双方向にコミュニケーションをとれるツールが対象となっております。

  • 補助上限額(A類型):150万円
  • 補助上限額(B類型):450万円
  • 補助率 :1/2

当社は2018年度と2019年度のIT支援事業者として登録しております。

小規模事業者持続化補助金

こちらはホームページを対象とした補助金です。
その他ポスレジ等簡易的なITツールの導入に活用できます。

条件としては、従業員数が5名以下(一部業種は20名以下)の小規模事業者が受けることができる補助金です。

  • 補助上限額 :50万円
  • 補助率 :2/3

ものづくり補助金

補助金の上限額が大きいので、革新的サービス開発・試作品開発・生産性プロセスの改善を行う場合に活用できます。

  • 補助上限額 :1,000万円
  • 補助率 :1/2(条件を満たせば2/3)

金:助成金を活用する

補助金の他、助成金を活用する方法があります。
助成金は社会保険を払っている従業員がいるのが条件です。

社会保険を払っている従業員であれば、正社員だけでなく、パートやアルバイトも対象となります。

助成金は様々な種類があり、例えばITを導入して、働き方改革に対応するための助成金などもあります。

しかし、助成金は何百種類もあるのと、時期によって活用できるものが違うため自社だけで探すのは非常に困難です。
どの助成金が利用できるか、助成金の専門家に相談するのが近道となります。

当社のパートナーには助成金の専門家もいるので、気になる方はご相談ください。

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金:クラウドファンディングを利用する

クラウドファンディングとは、インターネットのサイトを通じて資金調達を行う仕組みです。その名の通りクラウド(crowd)は群衆、ファンディング(funding)から来ています。

クラウドファンディング

出資者はクラウドファンディングサイトに提供された興味あるプロジェクトの情報から選び、資金を提供します。その後見返りとしてサービスや商品を受けることができます。

起業したてで資金がない場合や、商品を試作したい場合、サービスがどの程度人気があるか試したい場合などに利用できます。また、掲載は無料なので広告費用をかけずに、サービスを認知してもらうこともできます。

有名なサイトとしては、「Ready for」、「CAMPFIRE」、「makuake」がありそれぞれの特徴が異なっているので、自社の商品やサービスに合わせて選択すればよいでしょう。

情報:オンライン秘書サービスを利用する

ほとんどの情報はWEBで検索すれば手に入れられます。
しかし、検索をするにも検索スキルが必要になります。また、検索する時間もなかなかない場合もあります。

好きな時に好きな情報をまとめて教えてもらえるのが、オンライン秘書サービスです。

オンライン秘書サービスはサイトによって様々な特徴があり、日本語だけじゃなく多言語対応や分析に強いなどそれぞれの強みがあります。
自社に合ったサービスを利用してみましょう。

オンライン秘書サービスは人の補完にも利用することができます。

フジ子さん

必要なときに、必要なだけ仕事を頼めるのが特徴です。
また、コストも非常に安価で業界水準のおよそ半額となっています。

継続率の高さも業界トップクラスで90%となっています。
時間単価に直すと、1,390円から利用できるので、初めて使い方にはおすすめします。

フジ子さん

Asqme

Asqmeはデータ分析に強みを持っています。
データ分析・集計やリサーチなど、自社分析、他社分析を行い改善していくことができる情報を入手することができます。

Asqme

Kaori-san

Kaori-sanはバインガル秘書で、バイリンガル秘書で、英語や中国語、韓国語などに対応しています。
海外に強いということで、海外進出のための現地調査などに対応してもらえます。
また、成功した海外事例の情報を集めるにも活用できます。

Kaori-san

IT業務改善パートナーサービス内容と価格

IT業務改善は、このようなことに悩んでいる企業様が対象となります。

✔️IT担当者がいないため将来不安だ
✔️ITを活用して、業務効率化やコスト削減を行いたい
✔️ITをもっと活かして、顧客を増やしたい
✔️業者の言いなりだが、それが妥当なのか不明
✔️会社独自のWebやSNSのトレンドを取り入れたい
✔️情報発信をして、競合している会社と差をつけたい
✔️経営者を始め、会社全体のITスキルを高めたい

IT業務改善パートナーは以下の4つのサービスがあります。
貴社に合ったサービスを選んで、社内業務を最適化し、働き方を改善していきましょう。

スポットコンサルティング

必要なタイミングに合わせて、都度相談できるサービスです。
どうすれば良いか迷っている方は、まずはこちらのサービスをご検討ください。

2時間:50,000円(税抜き)
頻度:随時

  • 現業務が妥当か判断したい
  • ITの導入を検討している
  • 業務の方向性を検討したい